Se videoen eller læs nedenfor, hvis du vil have et konkret indblik i, hvordan AI-understøttet dokumentation kan bruges i praksis på beskæftigelsesområdet.
På beskæftigelsesområdet fylder dokumentation og mødereferater rigtig meget i hverdagen. Medarbejdere bruger lang tid på at lytte, skrive, strukturere og rydde op i noter og optagelser, og kvaliteten kan variere, især når arbejdspresset er højt. Hos Promte arbejder vi med at bruge kunstig intelligens som et konkret, praktisk hjælpeværktøj til at løse netop den udfordring.
På beskæftigelsesområdet er dokumentationsopgaven omfattende. Mødereferater og journalnotater tager tid at lave, og kvaliteten kan svinge fra medarbejder til medarbejder og fra dag til dag. Samtidig stilles der høje krav til kvalitet, jura, datasikkerhed og tilpasning til eksisterende arbejdsgange.
Der er derfor et tydeligt potentiale i at bruge AI som dokumentationsstøtte. Målet med vores løsning er ikke at erstatte medarbejdere eller blot at spare ressourcer, men at frigøre tid til faglighed frem for ren administration.
Løsningen hedder Promte Mødereferater. Kort fortalt kan man optage et møde som lyd og automatisk få genereret et færdigt referat med hjælp fra kunstig intelligens.
Optagelsen kan ske enten via Promptes mobilapp eller direkte fra en pc, hvor medarbejderen logger ind gennem organisationens eksisterende systemer. Når mødet er optaget, transskriberer løsningen automatisk lyden og omdanner den til et struktureret referat.
Referatet skrives efter foruddefinerede skabeloner, som kan tilpasses efter mødetype. Løsningen kommer med gode standardskabeloner til almindelige møder, men den enkelte kommune eller organisation kan selv oprette og ændre mødeskabeloner, hvis man har særlige krav til, hvordan et referat skal bygges op.
Som bruger logger man ind og kan starte en ny mødeoptagelse med det samme. Inden optagelsen starter, markeres samtykke til optagelse. Under mødet kan man se lydniveauet fra mikrofonen og eventuelt tilføje tekstnoter undervejs, hvis man har supplerende oplysninger.
Man kan også styre, hvor langt referatet skal være. Når mødet er færdigt, trykker man blot på "generér referat", hvorefter løsningen både transskriberer mødet og samler indholdet i et færdigt referat.
Det færdige referat kan redigeres direkte i Promte-platformen. Det kan også eksporteres som en Word-fil, så man kan arbejde videre med det i de værktøjer, man allerede bruger, eller printe det.
Ud over referatet kan man se den fulde transskription af mødet. Her ligger alle udsagn på række, og man kan afspille de enkelte lydstykker, hvis noget skal tjekkes eller rettes. Alle ændringer i referatet kan laves direkte i platformen og gemmes med det samme.
Når et møde er behandlet, genererer løsningen automatisk en AI-assistent oven på indholdet. Den kan bruges til at søge i mødet eller til at generere ny tekst baseret på det, der er blevet sagt.
Man kan for eksempel stille et konkret spørgsmål som "Hvor ofte har han søvnproblemer?" og få et hurtigt svar baseret på mødeindholdet. Man kan også få assistenten til at skrive en e-mail til borgeren med opfølgning på samtalen eller generere anden tekst, der tager udgangspunkt i mødet. Teksten kan derefter kopieres eller eksporteres og bruges i organisationens eksisterende kanaler.
Til sidst kan medarbejderen markere, at referatet er godkendt. Det er særligt relevant på beskæftigelsesområdet, hvor det er vigtigt tydeligt at markere, hvornår dokumentationen er fagligt og administrativt gennemgået.
Som administrator kan man tilpasse skabelonerne, som referaterne genereres efter. Man kan blandt andet ændre standardlængde på møder, justere eller omdøbe overskrifter og tilføje nye afsnit.
Hvis man for eksempel ønsker et afsnit "Næste skridt" i referatet, kan det tilføjes som en ny boks, og man kan give en kort beskrivelse til AI-modellen af, hvad der skal stå i dette afsnit. På den måde kan hver kommune eller organisation forme referaterne, så de understøtter lokale arbejdsgange og krav.
En vigtig pointe i løsningen er, at den ikke er tænkt som fuld automatisering af sagsbehandling. Det er et hjælpeværktøj. Medarbejderen har fortsat det fulde ansvar for indholdet.
Derfor understøtter løsningen blandt andet, at man kan godkende referatet, rette det, hvis der er fejl, og tilpasse mødetyper og skabeloner. AI'en hjælper med at gøre arbejdet hurtigere og mere ensartet, men den erstatter ikke faglig vurdering.
Samtidig er Promte ikke et journaliseringssystem. Kommunen skal stadig journalisere på samme måde som i dag. Mødereferatet fra Promte er et arbejdsredskab, der gør det lettere at lave dokumentation, men den endelige journalisering foregår i kommunens egne systemer.
Løsningen kan sættes op på flere måder, afhængigt af krav til drift, it-arkitektur og datasikkerhed. Vi arbejder typisk med tre opsætningsmodeller: A, B og C.
I opsætning A tager Promte ansvar for hosting og drift af hele løsningen. Alt kører på servere inden for EU og kan konfigureres til at køre specifikt i Danmark, hvis det ønskes.
I opsætning B ligger al dataopbevaring i organisationens egen it-infrastruktur, mens AI-modellerne til transskription og generering kører via en eller flere cloududbydere. Her kan der for eksempel bruges modeller, der kører på Azure eller andre EU-baserede løsninger. Lydoptagelser, logs, skabeloner og historik ligger hos organisationen selv.
I opsætning C installeres både Promte-løsningen og AI-modellerne lokalt på organisationens egne servere. Det kræver, at organisationen har GPU-kapacitet til rådighed, men til gengæld forlader data aldrig organisationens egen it-opsætning. Denne model er relevant, hvis man har meget sensitive møder og ønsker total lokal kontrol.
Vi har offentlige institutioner i drift på alle tre opsætninger, A, B og C, alt efter behov.
Et konkret eksempel er Kalundborg Kommune, som bruger Promte Mødereferater på blandt andet beskæftigelsesområdet. De anvender opsætning B.
Her er Promte-løsningen installeret lokalt på en server hos kommunen. Lydoptagelser, logs, historik og skabeloner ligger hos kommunen selv. Til selve transskription og generering af referater bruger de AI-modeller, der ligger i cloud.
Kalundborg Kommune har fået deres opsætning og løsning juridisk gennemgået og godkendt med hjælp fra Kammeradvokaten. Det har været en større proces, hvor både jura og teknik er blevet grundigt vurderet, men resultatet er en løsning, der er godkendt til bred anvendelse, herunder på beskæftigelsesområdet.
Erfaringen herfra er, at det kan lade sig gøre at få en løsning godkendt, når man tager udgangspunkt i et konkret projekt med en konkret teknisk opsætning.
En central erfaring er, at teknikken ikke er den største udfordring, når man vælger en moden løsning. Teknologien til optagelse, transskription og generering af referater fungerer allerede godt i praksis.
De største barrierer ligger typisk i jura, datahåndtering og implementering. På jurasiden har det vist sig afgørende, at man arbejder med en konkret løsning og opsætning. Hvis man kun diskuterer på idé-niveau, kan det være svært at få en holdbar juridisk vurdering, og der er risiko for, at en teoretisk godkendelse ikke passer til den faktiske tekniske løsning, man ender med.
En anden vigtig læring handler om implementering i organisationen. Det kræver arbejde at få medarbejdere til at bruge løsningen i deres hverdag. Her arbejder kommuner som Kalundborg blandt andet med workshops og almindelige organisatoriske greb for at forankre brugen og sikre, at værktøjet faktisk bliver en hjælp i praksis.
Vores erfaringer viser, at AI-baserede mødereferater kan gøre dokumentation på beskæftigelsesområdet markant lettere, samtidig med at fagligheden bevares og ansvaret fortsat ligger hos medarbejderen.
Hvis I vil høre mere om, hvordan løsningen fungerer i praksis, eller hvordan andre kommuner som Kalundborg har grebet det an, er I velkomne til at kontakte os her. Vi deler gerne erfaringer, så flere kan få løsninger, der fungerer i virkeligheden, både teknisk, juridisk og organisatorisk.
