Mange organisationer er allerede kommet langt med chatbaserede AI-værktøjer. De bruges til at skrive, opsummere, søge i viden og hjælpe medarbejdere i hverdagen. Men jo mere konkrete og procesnære opgaverne bliver, jo tydeligere bliver det også, at chat ikke altid er den bedste brugeroplevelse.
Det var et centralt tema i vores webinar om AI-apps på Promte. Pointen er enkel: Generativ AI er stærk, men den behøver ikke altid blive pakket ind i et åbent chatfelt. I mange arbejdsgange er det bedre med en løsning, hvor brugeren bliver guidet gennem faste trin, udfylder bestemte felter og får et mere ensartet resultat tilbage.
Det er det, vi mener med en AI-app.
Når vi taler om AI-apps, taler vi ikke bare om “mere AI”. Vi taler om en anden måde at bruge AI på.
I stedet for at medarbejderen møder et tomt tekstfelt og selv skal formulere alt, får vedkommende en brugerflade med de elementer, man allerede kender fra almindelig software: inputfelter, knapper, fil-upload, valg og trin-for-trin-flow.
Det lyder måske som en lille forskel. I praksis er det ofte en stor forskel.
Et åbent chatfelt fungerer godt, når opgaven er åben. Det kan for eksempel være, når en medarbejder vil brainstorme, få hjælp til en formulering eller stille et spørgsmål til en stor mængde materiale.
Men hvis opgaven følger en bestemt proces, bliver chat hurtigt upræcist. Brugeren skal huske, hvad der skal oplyses. AI’en skal gætte sig frem til konteksten. Og resultatet kan variere mere, end man ønsker.
Her er en AI-app ofte et bedre valg, fordi den oversætter en konkret arbejdsgang til en konkret brugeroplevelse.
I webinaret viste vi, hvorfor chat ikke nødvendigvis er det bedste interface i tre typiske situationer.
Den første er, når input er defineret på forhånd. Hvis brugeren skal vælge afdeling, indtaste en målgruppe, angive et formål eller uploade bestemte dokumenter, er det sjældent en fordel at skrive sig frem til det i frit sprog. Det er lettere og mere præcist at bruge felter og valg.
Den anden er, når output skal være standardiseret. Hvis resultatet skal ligne et brev, et notat, et stillingsopslag, et referat eller en vurdering, er det ofte vigtigt, at struktur og kvalitet er ens fra gang til gang. Her hjælper en app med at styre både input og output.
Den tredje er, når flowet skal være kontrolleret. Mange kommunale og administrative processer følger en bestemt rækkefølge. Først indsamler man oplysninger. Derefter vurderer man dem. Til sidst genererer man et udkast. Den form for arbejdsgang bliver mere robust, når løsningen guider brugeren gennem processen i stedet for at overlade hele forløbet til en samtale.
Det betyder ikke, at chat er forkert. Det betyder bare, at chat ikke skal bruges til alt.
I webinaret fortalte vi om et konkret eksempel fra arbejdet med en rekrutteringsløsning. Udgangspunktet var at hjælpe med at udarbejde stillingsopslag.
Den første version blev tænkt som en AI-assistent i chatformat. Her kunne brugeren skrive med løsningen, som så stillede spørgsmål tilbage og forsøgte at samle nok information til at lave et udkast til et opslag.
Det fungerede faktisk fint. Men efterhånden blev det tydeligt, at chatformatet ikke var det mest oplagte. Hvis brugeren alligevel altid skal oplyse de samme ting, giver det mere mening at vise dem direkte i en form: Hvad er stillingen? Hvilken afdeling er det? Hvem er leder? Hvor mange timer er der tale om? Hvilke kompetencer er vigtige?
Når de spørgsmål bliver gjort til faste inputfelter, bliver brugeroplevelsen mere enkel. Samtidig bliver outputtet mere stabilt, fordi AI’en arbejder på et tydeligere grundlag.
Det er et godt eksempel på, at den største forbedring ikke nødvendigvis ligger i modellen, men i brugerfladen rundt om modellen.
Et andet eksempel fra webinaret var en app til konsekvensanalyse. Også her var pointen, at et kontrolleret flow giver mere værdi end et åbent chatvindue.
Hvis en medarbejder skal udarbejde et første udkast til en konsekvensanalyse, er opgaven sjældent bare at “snakke med AI”. Opgaven er snarere at samle relevant dokumentation, besvare bestemte spørgsmål og få et udkast i en struktur, man faktisk kan arbejde videre med.
Her giver det mening med en app, hvor brugeren uploader materialer, besvarer udvalgte spørgsmål og derefter får et struktureret resultat tilbage. AI’en er stadig central i løsningen, men den er sat ind i en ramme, der passer til opgaven.
Det er netop det, AI-apps kan: De gør AI anvendelig i arbejdsgange, hvor kvalitet, ensartethed og proces betyder mere end fri dialog.
En god tommelfingerregel er, at man bør overveje en AI-app, når en eller flere af disse ting er sande:
Det gælder mange opgaver i kommuner og større organisationer. Borgerbreve, screening, journalnære arbejdsgange, opsummeringer, oversættelser, notater og vurderinger er oplagte eksempler.
Her kan chat stadig være en del af løsningen. Men selve arbejdsgangen bliver ofte stærkere, når AI’en sættes ind i en app med et tydeligt formål.
Når man taler om AI-apps, er det fristende at fokusere på modeller, prompts og teknik. Men i praksis handler det lige så meget om design af arbejdsgange.
Den rigtige løsning opstår ofte først, når man stiller et mere jordnært spørgsmål: Hvad skal medarbejderen faktisk gøre her?
Hvis svaret er, at medarbejderen skal gennemføre en konkret opgave med kendte input og et forventeligt output, er der en god chance for, at en AI-app er en bedre løsning end en ren chat.
Det er også derfor, vi ser AI-apps som et naturligt næste skridt for mange organisationer. Ikke som en erstatning for chat, men som et supplement, der gør AI mere brugbar i konkrete processer.
Hvis I er nysgerrige på, hvilke opgaver der egner sig til AI-apps, eller hvordan en eksisterende assistent kan omsættes til en mere styret løsning, er I altid velkomne til at tage fat i os eller læse mere om AI-apps på Promte.