Byg en HR-assistent

Få svar fra jeres personalehåndbog på ét sekund

Den gennemsnitlige kontor­medarbejder bruger en stor del af sin arbejdstid på at lede efter interne oplysninger eller den kollega, der kender svaret.(mckinsey.com)
Med en AI-drevet HR-assistent bliver den tid brugt på søgning til… næsten nul.

1. Kortlæg og ryd op i kilderne

Start med de dokumenter, der skaber flest henvendelser til HR:

Gem alt som PDF/A eller DOCX og tilføj versionsdato i filnavnet (fx Fraværsvejledning_v2025-03.pdf). Det gør senere auto-opdatering ligetil.

2. Upload & indekser dokumenterne med Promte

1. Træk-og-slip filerne ind i Promte eller sæt en synkronisering op mellem Promte og Sharepoint/Teams.

2. Vælg “Train” og slå Auto-Sync til, så nye versioner bliver søgbare med det samme.(promte.com)

3. Byg selve HR-assistenten

System-prompt

Du er HR-assistenten for {{Kommune}}.
Brug kun indhold fra dokumentindekset i søgningen.
Svar altid på dansk.

4. Sikkerhed & rolle-styring

• SSO & RBAC: bind assistenten til kommunens Azure-AD roller; det anbefaler Microsoft som best practice for identitets­sikkerhed.(learn.microsoft.com)

• Ingen persondata → normalt ingen fuld DPIA påkrævet; Mini-DPIA’en vil typisk give 0-1 “Ja”.

5. Mål succesen (eksempel)

6. Go-live på fem dage

1. Dag 1: kildemapping & filoprydning

2. Dag 2: upload + auto-indeksering

3. Dag 3: prompt & funktionshooks

4. Dag 4: pilot i HR-teamet (20 FAQ-spørgsmål)

5. Dag 5: embed widget i intranet + Teams-app; udsend “AI Quick-Guide” til alle ansatte.

Hvorfor vælge Promte?

• AI-søgning, dokument­indeksering og chat‐UI i én app, ingen ekstra koder eller plugins.(promte.com)

• EU-hosting eller on-prem, fuld GDPR-kontrol.

• Indbygget feedbackpanel – fejlsvar logges, så HR kan forbedre håndbogen i stedet for at gentage svaret.

Klar til at spare HR for timers telefon­tid og give medarbejderne lynhurtige svar?