Promte og Gentofte Kommune har sammen udviklet en AI-baseret KLE-Assistent. KLE-Assistenten gør det enklere og hurtigere for kommunale medarbejdere at finde det rigtige KLE-emne og den korrekte handlingsfacet. Assistenten forstår brugerens spørgsmål på almindeligt sprog og matcher det til den præcise KLE-klassifikation. Derved sikres korrekte, ensartede og let anvendelige svar på tværs af organisationen. Resultatet er færre fejl, hurtigere sagsbehandling og et mere intuitivt arbejde med KLE.
Hvad er KLE? KL’s Emnesystematik (KLE) er en retskildebaseret, fælleskommunal taksonomi – en journaliseringsnøgle – der anvendes til at registrere alle kommunale opgaver (emner) samt den tilhørende forvaltningshandling (handlingsfacet) for hver sag. KLE fungerer som kommunernes fælles opgavetaksonomi og benyttes i samtlige kommuner. Systemet inddeler opgaverne i emner, der er hierarkisk struktureret under hovedgrupper og grupper, hvilket skaber en ensartet måde at kategorisere sagerne på tværs af forvaltninger. Formålet med denne klassifikation er bl.a. at sikre en ensartet struktur og fælles journaliseringspraksis på tværs af fagområderne. Når alle sager opmærkes korrekt med KLE-numre og handlingsfacetter, opnår man et solidt grundlag for overblik og mulighed for at udtrække statistik på tværs af hele kommunen.
Hvorfor er det svært? KLE er et utroligt nyttigt men også omfattende system. Taksonomien dækker hele den kommunale lovgivning og opgaveløsning og opdateres løbende, i takt med at nye love og opgaver opstår. Det betyder, at der findes hundredevis af emnekategorier og tilhørende facetter. For den enkelte medarbejder kan det være en tidskrævende udfordring at finde frem til præcis det rigtige KLE-emnenummer for en given sag – især hvis sagen falder i et gråzoneområde eller hvis man er ny medarbejder. Selv med hjælpemidler som KLE-Online, der tilbyder intelligent søgefunktion og hierarkisk navigation i emnesystematikken, kræver det stadig, at brugeren kender de rette nøgleord og kan navigere i den komplekse struktur. Konsekvensen er, at journalisering under korrekte KLE-numre nogle gange bliver nedprioriteret eller fejlbehæftet i en travl hverdag. Dette er problematisk, da korrekt journalisering netop letter sagsbehandlingen og understøtter kvalitet og effektivitet i myndighedens arbejde. En forkert eller mangelfuld journalisering kan ifølge ombudsmanden omvendt føre til ekstra arbejde, forsinkelser og i værste fald gå ud over borgernes retssikkerhed.
AI med forståelse for KLE: For at afhjælpe disse udfordringer har vi – i tæt samarbejde med Gentofte Kommune – udviklet KLE-Assistenten, en digital assistent der bruger kunstig intelligens til at guide medarbejdere i KLE-journalisering. Assistenten kombinerer en sproglig AI-model med den nyeste information fra den officielle KLE-database, så den altid er opdateret med gældende emner og facetter. Medarbejderen kan stille et spørgsmål eller beskrive sin sag i almindeligt dansk, hvorefter KLE-Assistenten forstår henvendelsen og foreslår det præcise KLE-emne samt korrekt handlingsfacet, der passer til konteksten. Dette sparer tid og eliminerer gætterier i søgningen efter det rigtige journaliseringsnummer.
Funktioner og fordele: KLE-Assistenten tilbyder en række konkrete funktioner og fordele for kommunen:
Naturlig sprogforståelse: Assistenten kan forstå spørgsmål formuleret af medarbejderen med almindelige ord og vendinger, takket være AI-modellens evne til at fortolke naturligt sprog. Man behøver altså ikke selv finde de tekniske søgetermer – assistenten oversætter fra dagligdags sprog til KLE-termer.
Præcis KLE-match: Baseret på spørgsmålet matcher assistenten brugeren med det helt rigtige KLE-emnenummer og den korrekte facet. Den trækker på den autoritative KLE-emneplan, som vedligeholdes centralt af KL, så anbefalingerne altid følger den nyeste klassifikation.
Ensartede svar på tværs: Fordi alle medarbejdere benytter samme assistent, får de konsistente svar. Assistenten sikrer, at to forskellige afdelinger ikke ender med at vælge to forskellige KLE-numre for det samme sagstype. Denne ensartethed i klassifikationen styrker den fælles struktur og praksis i kommunen.
Færre fejl og højere kvalitet: Ved at eliminere gætværk og menneskelige fejl i journaliseringen reduceres risikoen for forkerte klassifikationer. KLE-Assistenten fungerer som en kvalitetskontrol i realtid, der vejleder brugeren til korrekte valg. Det betyder færre fejl, mindre behov for at rette op senere og generelt højere datakvalitet i sagsbehandlingen.
Hurtigere sagsbehandling: Når det rette KLE-nummer findes på sekunder fremfor minutter, kan sager oprettes og journaliseres langt hurtigere. Den tid, der før blev brugt på at slå op i kataloger eller spørge kolleger til råds, kan nu bruges mere produktivt. Som Ombudsmanden påpeger, giver korrekt og systematisk journalisering et bedre overblik og letter sagsbehandlingen markant.
Brugervenlig læring: Assistenten hjælper ikke kun med at finde det rigtige nummer – den lærer også organisationen bedre at forstå KLE. Hver gang en medarbejder bruger assistenten, får vedkommende en forklaring på, hvorfor netop dét KLE-emne er relevant (fx via serviceteksten eller stikord fra KLE-online). Over tid øger det den generelle viden om KLE blandt personalet, uden at man behøver tunge kursusforløb.
KLE-Assistenten er således et eksempel på, hvordan generativ AI og sprogmodeller kan omsættes til en meget konkret og praktisk hjælp i hverdagen. Løsningen er blevet til som et pilotprojekt i Gentofte Kommune, der som førstekommune har afprøvet og finpudset assistenten i praksis. Efter den vellykkede implementering hos Gentofte er KLE-Assistenten nu blevet en del af Promtes bibliotek af AI-løsninger – klar til at hjælpe andre kommuner med at løfte deres journalisering. Med få tilpasninger kan assistenten tages i brug i jeres kommune, da den underliggende KLE-logik jo er den samme overalt.
En af de helt store fordele ved en løsning som KLE-Assistenten er, at den styrker det fælleskommunale økosystem for digitalisering. Alle 98 kommuner arbejder grundlæggende med de samme opgaver og det samme sæt af regler – og KLE-taksonomien er fælles for dem alle. Det betyder, at når én kommune får udviklet en smart AI-assistent til at løse en udfordring (som fx at finde det rigtige KLE-nummer), så kan de øvrige kommuner nemt drage nytte af den samme løsning i stedet for hver især at skulle genopfinde den dybe tallerken. Vi oplever allerede en god videndeling blandt vores kommunale kunder hos Promte, og denne form for deling af løsninger på tværs af kommunegrænserne bliver kun vigtigere fremover.
Med KLE-Assistenten har vi et konkret eksempel på et AI-værktøj, der er udviklet i én kommune, men som potentielt kommer hele den kommunale sektor til gode. Fordi KLE er standardiseret og ens på tværs af landet, kan en løsning én gang fine-tunes, hvorefter mange kan have glæde af den. Det reducerer de samlede udviklingsomkostninger for sektoren og hæver det generelle niveau af service og effektivitet. Kort sagt: KLE-Assistenten udvider økosystemet ved at fungere som en fælles byggeklods, der kan plugges ind i den eksisterende digitale infrastruktur hos enhver kommune.
For kommunale ledere og beslutningstagere illustrerer KLE-Assistenten, hvordan AI kan levere mærkbare forbedringer i interne arbejdsgange uden at gå på kompromis med sikkerhed eller kræve store forkromede projekter. Her er en afgrænset udfordring – korrekt klassificering af sager – løst med en fokuseret digital assistent, der kan implementeres hurtigt og skabe værdi fra dag ét. Gevinsterne viser sig i form af både øget effektivitet og højere kvalitet i sagsbehandlingen. Samtidig er risikoen ved at indføre denne type AI-løsning relativt lav: Assistenten bygger på en veldokumenteret, fælles taksonomi og besvarer kun spørgsmål fra medarbejdere, så man opererer i et internt og kontrolleret domæne. Det betyder, at emner som datasikkerhed, etik og juridiske konsekvenser er til at overskue, hvilket er en vigtig pointe for beslutningstagere der overvejer AI.
Konklusion: KLE-Assistenten har allerede skabt værdi ved at gøre arbejdet med KLE langt mere intuitivt i Gentofte Kommune. Nu hvor løsningen er en del af Promtes AI-platform, er den klar til at hjælpe jeres kommune. Det handler om at løfte i flok på tværs af kommunerne og dele de bedste værktøjer med hinanden – til gavn for medarbejderne, for sagsbehandlingen og i sidste ende for borgerne. Med færre fejl, hurtigere processer og bedre vidensdeling står kommunerne stærkere sammen, og KLE-Assistenten er et lysende eksempel på, hvordan vi udvider det kommunale økosystem gennem samarbejde og ny teknologi.
Læs mere: Hvis du vil vide mere om KLE og vigtigheden af korrekt journalisering, kan du besøge KL’s side om KL Emnesystematik (KLE) eller Folketingets Ombudsmands guide om god journaliseringspraksis. Har du spørgsmål til, hvordan KLE-Assistenten kan implementeres i din kommune, er du altid velkommen til at kontakte os hos Promte – vi deler gerne ud af vores erfaringer og sørger for, at du kommer godt i gang.